Mejoras en la Gestión de Empresas organizadoras de trade show (ferias y exhibiciones): cómo lograr aumentar sus ganancias y mejorar la logística de entrega entre otros beneficios.

La asistencia a Ferias internacionales de la industria de reuniones en Alemania, España, México, Perú, Brasil, Chile y Argentina, puso de manifiesto algunas necesidades que las empresas organizadoras de Trade Show (ferias y exposiciones) desean resolver.

Por ejemplo, contar con un único panel de control donde puedan ver todas sus oportunidades de negocios y la evolución de las mismas (se conviertan en eventos o no). En aquellas oportunidades de negocios que no se convierten en eventos, es bueno saber por qué no (pero lo dejamos para un análisis posterior) mientras que en aquellas que se convierten en eventos resultó muy importante tener el control de cada detalle de las mismas.

De esta manera vimos que involucrar a cada expositor en el proceso interno de manifestar sus necesidades y realizar directamente su compra, baja los costos de la empresa organizadora y aumenta ganancias, haciendo más eficientes las entregas de los servicios.

Otorgando a cada expositor un acceso al área privada donde además de administrar sus stands tiene la posibilidad de realizar compras de alimentos y bebidas (señalando lugar y hora donde desea recibirlos), contratar mobiliario, subir planos, contratar servicios como internet o agua y desagüe y pagar on-line los mismos, redujo los tiempos de venta y entrega prácticamente a cero.

Claro que consideramos que cada expositor "colabora" desde su país o ciudad de origen (ingresando y pagando sus pedidos on-line) en el horario de su preferencia, y además respeta las políticas comerciales de cada empresa organizadora de eventos y de cada evento en particular que se parametrizó en la herramienta eTradeShowCompany.

La consecuencia de esto fue que el propietario del evento manifiesta de inmediato su satisfacción al poder ver como las ventas aumentan "solas".

Esto permite dedicar más tiempo a mejorar la logística de entrega de servicios y si el expositor puede realizar pedidos como máximo 24 horas antes de la entrega, le permite al organizador cumplir en tiempo y forma la entrega del mismo. El expositor o cliente que recibe el servicio, ve y valora la excelencia en la entrega de los mismos.

Lo mencionado anteriormente es parte de la imagen de un buen evento y en algunos casos garantiza la participación inmediata en la próxima edición de su Trade Show (Feria o exposición), siempre que podamos complementarla con buenos negocios para el expositor.

Este informe es la consecuencia de encuestar a las actuales empresas organizadoras de Trade Show, que utilizan eTradeShowCompany de EdN -ICT Solutions- (www.EventosDeNegocios.com) una herramienta que en su módulo de Ferias y exposiciones administra además la venta de stands (multimoneda), el armado de contratos (sin límite de idiomas) y la venta y entrega de servicios para cada stand de su evento.

Para llegar al desarrollo de la herramienta eTradeShowCompany, se realizaron estudios de mercados en 6 países de Latinoamérica con la finalidad de encontrar una solución que unificara las necesidades de una empresa que organiza ferias y exposiciones, incluyendo la totalidad de eventos que realiza en el año y permitiendo la comparación de resultados entre ellos.





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